Panduan Pembelian

Modul Pembelian mengelola pengadaan barang dari supplier dengan alur bertahap yang saling terhubung:

Permintaan (PR) → Pesanan (PO) → Terima Barang → Tagihan Vendor → Pembayaran

Setiap tahap punya statusnya sendiri, dan tahap berikutnya dibuat dari tahap sebelumnya — sehingga riwayat pengadaan selalu bisa ditelusuri. Jika setelah terima barang ada barang yang harus dikembalikan ke supplier, gunakan Retur Pembelian.

Supplier

Menu: Pembelian → Supplier

Data supplier dipakai di seluruh alur pembelian. Lengkapi nama, kontak, dan informasi pembayaran. Data ini satu sumber dengan modul lain (kontak), jadi cukup dikelola di satu tempat.

Permintaan Pembelian (PR)

Menu: Pembelian → Permintaan

PR adalah permintaan internal untuk pengadaan barang — misalnya dari bagian gudang yang melihat stok menipis. PR berisi daftar barang yang dibutuhkan dan dapat disetujui oleh atasan sebelum diproses menjadi pesanan.

PR bersifat opsional: bisnis kecil bisa langsung membuat PO tanpa PR.

Pesanan Pembelian (PO)

Menu: Pembelian → Pesanan

PO adalah dokumen resmi pemesanan ke supplier. Saat membuat PO:

Pilih supplier.
Tambahkan produk/jasa yang dipesan beserta jumlah dan harga.
Simpan — PO yang sedang diketik tersimpan otomatis sebagai draft.
Kirim/setujui PO sesuai alur persetujuan yang berlaku.

PO dapat dibuat manual atau dari PR yang sudah disetujui.

Terima Barang

Dari halaman detail PO, klik Terima Barang saat barang tiba dari supplier:

Isi jumlah yang benar-benar diterima (bisa diterima sebagian — sisanya tetap tercatat sebagai sisa terima).
Penerimaan menambah stok di gudang dan tercatat di riwayat pergerakan stok.
Riwayat semua penerimaan tampil di detail PO.

Tagihan Vendor

Menu: Pembelian → Tagihan Vendor

Setelah barang diterima, buat Tagihan Vendor dari penerimaan tersebut (tersedia langsung di detail PO). Tagihan mencatat kewajiban bayar ke supplier dan membentuk jurnal pembelian secara otomatis.

Selanjutnya, pembayaran tagihan dicatat sesuai metode pembayaran yang dipakai, dan status tagihan diperbarui menjadi lunas.

Retur Pembelian

Menu: Pembelian → Retur Pembelian

Retur pembelian adalah pengembalian barang ke supplier — misalnya barang rusak, kedaluwarsa, atau tidak sesuai pesanan. Retur dibuat dari penerimaan barang (Terima Barang) yang sudah tercatat.

Cara membuat retur:

Buka menu Retur Pembelian, klik Buat Retur, lalu pilih penerimaan barang yang ingin diretur.
Pilih barang dan isi jumlah yang dikembalikan — jumlahnya tidak boleh melebihi sisa yang bisa diretur (jumlah diterima dikurangi yang sudah diretur sebelumnya).
Isi alasan retur. Harga satuan bisa diubah bila supplier mengembalikan dana dengan harga berbeda.
Simpan — retur tersimpan sebagai draft. Draft masih bisa diedit atau dibatalkan.
Bila sudah yakin, klik Posting Retur.

Efek setelah retur diposting:

Stok gudang berkurang sesuai jumlah yang diretur.
Jurnal akuntansi terbentuk otomatis.
Bila retur ditautkan ke tagihan vendor: kredit tagihan bertambah, sehingga sisa yang harus dibayar ke supplier berkurang.

Retur yang sudah diposting bisa dibatalkan bila ternyata keliru — selama kredit tagihannya belum terpakai untuk pembayaran. Pembatalan mengembalikan stok, membalik jurnal, dan mereset kredit tagihan.

Metode Pembayaran

Menu: Pembelian → Metode Pembayaran

Metode pembayaran yang sama dengan modul Penjualan (Kas, transfer, QRIS, dll) — dikelola di satu tempat dan dipakai untuk pembayaran ke supplier.

Jurnal otomatis

Penerimaan barang, tagihan vendor, dan retur pembelian otomatis membentuk jurnal akuntansi (persediaan, utang usaha, retur, dst). Anda tidak perlu menjurnal manual. Lihat Panduan Akuntansi.

Tips

Cocokkan jumlah terima dengan surat jalan/fisik barang sebelum menyimpan penerimaan.
Jangan membayar sebelum tagihan vendor dibuat — agar utang tercatat benar di laporan.
Catat retur segera setelah barang bermasalah ditemukan, dengan alasan yang jelas — supaya kredit tagihan dan stok langsung akurat.
Gunakan Replenishment di modul Inventori untuk tahu kapan harus memesan lagi.