Modul Sekolah & Billing SPP

Modul Sekolah adalah modul tambahan (addon) untuk lembaga pendidikan — sekolah, pesantren, madrasah, atau yayasan — yang perlu menagihkan SPP dan biaya pendidikan lain secara rutin. Modul ini mengurus data siswa, penerbitan tagihan massal setiap bulan, pencatatan pembayaran, sampai laporan tunggakan, dan semuanya otomatis terjurnal ke akuntansi.

Mengaktifkan modul

Modul Sekolah tidak aktif secara default. Aktifkan di Pengaturan → Modul, lalu cari modul Sekolah. Setelah aktif, menu baru muncul di navigasi.

Tersedia template peran Bendahara di Pengaturan → Peran & Izin — cocok untuk staf yang hanya perlu mengurus tagihan dan pembayaran tanpa akses ke modul lain.

Konsep dasar

Istilah	Arti
Tahun Ajaran	Periode akademik (mis. 2026/2027). Kelas, tarif, dan tagihan menunjuk ke tahun ajaran
Kelas	Rombongan belajar dalam satu tahun ajaran (mis. "Kelas 1A")
Siswa	Data santri/siswa: NIS, nama, kelas, status aktif, dan wali (opsional)
Jenis Tagihan	Macam biaya: SPP bulanan, uang gedung, kegiatan, seragam, dll
Tarif	Besaran biaya per jenis tagihan — bisa global atau per kelas
Tagihan	Tagihan konkret untuk satu siswa, satu jenis biaya, satu periode
Pembayaran	Penerimaan uang yang melunasi (sebagian/seluruh) tagihan

Alur setup (urutan yang disarankan)

1. Buat Tahun Ajaran dan Kelas

Menu: Sekolah → Kelas & Tahun Ajaran

Buat tahun ajaran aktif, lalu daftarkan kelas-kelas di dalamnya.

2. Daftarkan Siswa

Menu: Sekolah → Siswa

Input data siswa: NIS, nama, kelas, dan status keaktifan. Kolom wali opsional — bila diisi (diambil dari data Kontak), wali akan tercatat sebagai pihak yang ditagih sehingga rapi untuk laporan per wali.

3. Buat Jenis Tagihan dan atur Tarif

Menu: Sekolah → Jenis Tagihan

Buat jenis biaya, misalnya SPP dengan kategori Bulanan. Ada dua kategori yang bisa dipilih:

• Bulanan — ditagih tiap bulan (SPP, kegiatan, katering).
• Tahunan — sekali per tahun ajaran (misalnya daftar ulang).

Setelah itu buka panel Tarif pada jenis tersebut:

• Tarif global (tanpa kelas) berlaku untuk semua siswa.
• Tarif per kelas menimpa tarif global untuk siswa di kelas tersebut — tarif yang paling spesifik yang menang (misalnya SPP kelas akhir lebih mahal).

4. Terbitkan Tagihan

Menu: Sekolah → Tagihan

Dua cara menerbitkan tagihan:

• ⚡ Generate Massal — pilih jenis tagihan, lalu tentukan bulan (untuk tagihan bulanan) atau tahun ajaran (untuk tagihan tahunan). Sistem membuat tagihan untuk semua siswa yang berlaku sekaligus, dengan pratinjau jumlah tagihan sebelum diterbitkan. Cocok untuk SPP bulanan maupun daftar ulang tahunan.
• + Buat Tagihan — tagihan manual untuk satu siswa (misalnya uang gedung atau biaya khusus).

Tagihan yang terbit otomatis membentuk jurnal: Debit Piutang SPP / Kredit Pendapatan SPP — piutang dan pendapatan langsung tercatat tanpa input manual.

5. Catat Pembayaran

Menu: Sekolah → Pembayaran

Register penerimaan: pilih siswa, pilih tagihan yang dibayar, tentukan jumlah dan metode pembayaran. Pembayaran membentuk jurnal Debit Kas/Bank / Kredit Piutang secara otomatis. Riwayat semua kuitansi tersimpan di halaman ini, dan detail siswa menampilkan riwayat tagihan serta pembayarannya.

6. Kirim tagihan ke wali (opsional)

Di halaman detail tagihan (Sekolah → Tagihan → buka salah satu tagihan) tersedia tombol Kirim untuk mengirimkan tagihan langsung ke wali siswa lewat WhatsApp atau Email. Tujuan pengiriman diambil otomatis dari data kontak wali, isi pesannya mengikuti template yang bisa Anda sesuaikan di CRM → Pengaturan Pesan, dan wali menerima tautan yang membuka muka tagihan tersebut — tanpa perlu login ke KUKI.

7. Pantau lewat Laporan dan Dashboard

• Dashboard Sekolah — ringkasan operasional: jumlah siswa, tingkat pelunasan, penerimaan bulan ini, dan tagihan lewat jatuh tempo.
• Laporan Tunggakan (Sekolah → Laporan Tunggakan) — siapa saja yang belum bayar dan berapa tunggakannya.
• Rekap Penerimaan (Sekolah → Rekap Penerimaan) — ringkasan uang masuk per periode.

Pembatalan

• Batal pembayaran — pembayaran yang salah dicatat bisa dibatalkan; jurnalnya dibalik otomatis sehingga saldo kembali benar.
• Batal tagihan — tagihan yang belum dibayar bisa dibatalkan (barisnya dihapus dan jejaknya tercatat di audit log). Tagihan yang sudah dibayar: batalkan dulu pembayarannya.

Tips

• Generate massal SPP cukup dijalankan sekali per bulan — sistem mencegah tagihan ganda untuk siswa, jenis, dan bulan yang sama.
• Manfaatkan tarif per kelas bila ada perbedaan biaya antar tingkatan.
• Isi data wali bila lembaga butuh rekap tagihan per wali/keluarga.
• Semua jurnal modul ini (penerbitan, pembayaran, pembatalan) bisa ditelusuri di Panduan Akuntansi; bila ada yang keliru, lihat Koreksi Jurnal Terposting.