CRM & Notifikasi

Modul CRM membantu Anda menghubungi pelanggan secara rutin tanpa mengetik ulang: pesan mengikuti template yang bisa Anda susun sendiri, dikirim lewat WhatsApp atau Email, dan lengkap dengan riwayat pengirimannya. Modul ini juga menjadi mesin notifikasi bagi fitur lain — misalnya tombol kirim tagihan di modul Sekolah.

Aktifkan modulnya di Pengaturan → Modul. Setelah aktif, grup menu CRM muncul di navigasi: Dashboard dan Pengaturan Pesan.

Dashboard CRM

Menu: CRM → Dashboard

Empat angka ringkas: Template Pesan yang terdaftar, Pesan Terkirim, Menunggu Dikirim (pesan WhatsApp yang menunggu Anda menekan kirim), dan Gagal (perlu perhatian — misalnya alamat email tujuan kosong). Di bawahnya ada kartu Kanal Komunikasi dan pintasan ke pengaturan.

Template pesan

Menu: CRM → Pengaturan Pesan

• Klik + Template Baru untuk menyusun pesan sendiri; KUKI juga menyiapkan 6 template bawaan untuk keperluan umum.
• Di dalam isi pesan, pakai placeholder untuk data yang berubah-ubah — ditulis di antara kurung kurawal, misalnya nama penerima {{nama_kontak}} dan tautan dokumen {{link}}. Placeholder otomatis diisi saat pesan dikirim.
• Template dikelompokkan per kanal (Email / WhatsApp) dan bisa dinonaktifkan tanpa dihapus.

Kanal pengiriman

Di bagian Kanal Komunikasi (halaman yang sama):

• Email dikirim lewat layanan email terpusat platform — Anda tidak perlu mengatur server/SMTP sendiri; cukup isi email pengirim bila ingin kustom.
• WhatsApp saat ini bekerja dengan pola deeplink: sistem menyiapkan pesan yang sudah terisi lengkap di aplikasi WhatsApp, lalu Anda menekan tombol kirim dari HP Anda. Nomor tujuan berformat 08xx otomatis dikonversi ke format internasional.
• Kirim Uji — coba kirim template ke email/nomor Anda sendiri sebelum dipakai ke pelanggan.

Kirim dokumen ke pelanggan

Fitur paling praktis dari CRM: mengirim dokumen langsung dari halaman detailnya.

Tombol Kirim tersedia di:

• Detail invoice penjualan (Pesanan Penjualan),
• Detail tagihan vendor (untuk dikirim ke pihak supplier bila perlu),
• Detail tagihan SPP di modul Sekolah (tujuannya otomatis data wali siswa).

Alurnya:

1. Klik Kirim di detail dokumen — dialog Kirim Dokumen terbuka.
2. Pilih kanal (Email/WhatsApp) — tujuan sudah terisi dari data kontak; tinggal diperiksa.
3. Pilih template — bawaannya otomatis sesuai jenis dokumen.
4. Periksa Pratinjau Pesan — teks final dengan semua data terisi.
5. Klik Kirim. Pesan menyertakan tautan dokumen yang berlaku 30 hari: penerima bisa membuka muka dokumennya di browser tanpa login ke KUKI.

Tautan dokumen adalah halaman baca saja untuk dokumen tersebut. Bila dokumen diperbarui, tautan lama bisa dicabut dari halaman detail dokumennya.

Riwayat pengiriman

Setiap pengiriman tercatat dengan statusnya: Terkirim (email keluar), Antre (WhatsApp menunggu Anda menekan kirim), atau Gagal. Statistiknya tampil di dashboard CRM — berguna untuk memastikan tagihan benar-benar sampai ke tangan penerima.

Tips

• Isi data email/nomor HP pelanggan dan wali dengan lengkap — itu sumber tujuan pengiriman otomatis.
• Kirim uji dulu setiap template baru, cek tampilannya di HP.
• Untuk tagihan rutin (SPP, invoice), biasakan kirim lewat tombol Kirim — tercatat rapi siapa yang sudah/belum diberi tahu.
• Baca juga Modul Sekolah & Billing SPP untuk alur tagihan SPP ke wali.