Panduan Inventori

Modul Inventori adalah pusat pengelolaan barang: data produk, lokasi gudang, pergerakan stok, sampai produksi. Hampir semua transaksi di KUKI (penjualan, pembelian, produksi) bermuara ke sini.

Produk

Menu: Inventori → Produk

Produk adalah master data barang atau jasa yang Anda jual/beli. Hal penting saat membuat produk:

• Nama & SKU — keduanya wajib diisi; gunakan SKU unik untuk membedakan produk dan membantu pencarian.
• Kategori — menentukan pengelompokan, akun, dan kebijakan stok; metode biaya kategori berlaku pada mesin LEGACY. Pada ACTIVE, metode biaya mengikuti pengaturan bisnis.
• Satuan — satuan dasar produk (pcs, kg, dus, dll).
• Harga — harga jual dan informasi pembelian.
• Jenis produk — bedakan barang dagang, barang jadi, bahan, kemasan, perlengkapan, dan jasa sesuai pilihan di form. Periksa kemampuan dibeli/dijual/diproduksi; tidak semua produk stok ditujukan untuk dijual.

Stok awal tidak diisi di form produk. Gunakan menu Persediaan Awal agar pencatatan akuntansinya benar. Lihat bagian Persediaan Awal.

Untuk melihat pergerakan stok satu produk, buka Kartu Stok dari halaman produk.

Untuk ATK atau perlengkapan yang disimpan di gudang, buat produk dengan kategori yang melacak stok serta aktifkan penggunaan pembelian dan pemakaian internal. Barang yang dibeli masuk persediaan, kemudian dikeluarkan melalui pemakaian internal saat digunakan.

Jika pengeluaran langsung dibebankan tanpa pelacakan stok, produk dapat dibuat dari Tambah Produk Biaya pada form Biaya. Produk dari modal tersebut berupa jasa khusus pencatatan biaya, dengan pemakaian internal tidak aktif. Lihat Biaya & Reimburse untuk langkahnya.

Import produk dari CSV

Klik Import pada daftar produk, unduh template, lalu isi data Anda. Maksimal 500 produk per file dan 10 MB. SKU dan nama wajib diisi; kategori boleh kosong, atau gunakan nama kategori aktif yang sudah dibuat di bisnis tersebut.

• Harga boleh memakai 15000, 15000.50, 15.000, atau 15.000,50; awalan Rp juga diterima. Titik dengan tiga digit di belakangnya dibaca sebagai pemisah ribuan. Angka negatif, teks, atau angka tidak lengkap ditolak.
• Konversi satuan beli ke stok harus bilangan bulat positif, misalnya 12 untuk 1 dus berisi 12 pcs. Nilai kosong memakai 1.
• Simpan barcode sebagai teks agar nol di depan tidak hilang di Excel. Batas barcode 64 karakter. SKU atau barcode yang sudah ada dilewati, bukan diperbarui.
• Periksa Preview dan pemetaan kolom. Abaikan berarti kolom tersebut tidak dikirim. CSV rusak, nama header ganda, dan jumlah kolom tidak cocok harus diperbaiki sebelum import.
• Setiap baris diproses sendiri: baris valid disimpan, baris salah ditolak dengan alasannya. Hasil dibedakan menjadi sukses, sebagian berhasil, data dilewati, atau gagal. Perbaiki baris gagal lalu import ulang; SKU yang sudah berhasil akan dilewati. Import hanya membuat master produk, bukan stok awal.

Daftar produk pada bisnis contoh. Periksa satuan beli dan satuan stok sebelum memasukkan jumlah. Klik gambar untuk memperbesar dalam dialog.

Kategori

Menu: Inventori → Kategori

Kategori mengelompokkan produk dan dapat menentukan:

• Pada LEGACY, metode kategori AVERAGE, FIFO, atau FEFO digunakan oleh mesin biaya lama. Pada ACTIVE, metode biaya bisnis adalah AVERAGE atau FIFO; FEFO mengatur pengambilan fisik berdasarkan kedaluwarsa.
• Akun akuntansi terkait kategori tersebut (untuk jurnal otomatis).

Lihat Metode Costing, Modal & HPP Persediaan untuk perbedaan harga beli dan modal, contoh perhitungan, pengaturan metode, migrasi LEGACY ke ACTIVE, serta koreksi biaya. Status dan metode bisnis dapat diperiksa di Pengaturan → Biaya Persediaan.

Gudang

Menu: Inventori → Gudang

Gudang adalah lokasi fisik penyimpanan stok. Bisnis sederhana cukup memakai Gudang Utama yang dibuat saat onboarding. Tambahkan gudang baru bila Anda memiliki lebih dari satu lokasi.

Persediaan Awal

Menu: Inventori → Persediaan Awal

Digunakan untuk mencatat stok pertama kali saat mulai memakai KUKI. Isi jumlah dan nilai per produk per gudang. Pencatatan lewat menu ini membuat jurnal akuntansinya terbentuk dengan benar (masuk ke ekuitas/saldo awal, bukan beban).

Transfer

Menu: Inventori → Transfer

Memindahkan stok antar gudang. Stok keluar dari gudang asal dan masuk ke gudang tujuan dengan nilai yang tetap terjaga.

Replenishment

Menu: Inventori → Replenishment

Pantau angka stok per produk di gudang terpilih. Tabel menampilkan stok saat ini, minimum, titik pesan ulang, target, dan saran isi ulang. Stok saat ini adalah stok tercatat di gudang, belum dikurangi reservasi pesanan.

• Pilih gudang, kategori, status replenishment, atau kondisi stok melalui filter yang terlihat di atas tabel.
• Klik kartu Stok Habis, Stok Kritis, Perlu Reorder, Stok Aman, atau Belum Diatur untuk memfilter tabel. Klik Total Produk untuk kembali ke semua status. Ringkasan mengikuti gudang, pencarian, dan kategori; stok habis (nol/negatif) bisa termasuk kritis atau belum diatur.
• Gunakan Urutkan untuk mengurutkan nama/SKU atau angka stok, minimum, titik pesan ulang, target, dan saran isi ulang. Urutan awal mendahulukan stok habis lalu kritis.
• Pilih Tampilkan → Semua untuk melihat seluruh hasil filter tanpa berpindah halaman. Pencarian, filter, urutan, dan pilihan jumlah baris disimpan di URL untuk dibuka ulang.
• Klik Kartu Stok untuk menelusuri mutasi produk pada gudang tersebut. Atur mengubah aturan replenishment; Draft Transfer membuat draft pemindahan dari gudang sumber preferensi bila stok sumber mencukupi. Saran isi ulang bukan pesanan pembelian otomatis.

Opname

Menu: Inventori → Opname

Opname adalah penghitungan fisik stok untuk menyamakan catatan sistem dengan kenyataan di gudang. Alurnya:

1. Buat dokumen opname untuk gudang tertentu.
2. Hitung fisik barang, lalu input jumlah aktual.
3. Sistem menghitung selisih (lebih/kurang).
4. Posting opname — stok disesuaikan dan jurnal selisih terbentuk.

Setelah diposting, opname tidak bisa dibatalkan. Pastikan penghitungan fisik sudah benar sebelum memposting.

Riwayat

Menu: Inventori → Riwayat

Semua pergerakan stok tercatat sebagai ledger yang tidak bisa diubah diam-diam: masuk (pembelian, produksi), keluar (penjualan), penyesuaian (opname), dan transfer. Gunakan riwayat untuk menelusuri kenapa stok berubah.

BoM / Resep dan Produksi

Menu: Inventori → BoM / Resep dan Inventori → Produksi

Untuk bisnis manufaktur atau kuliner:

• BoM (Bill of Materials) adalah resep: daftar bahan + jumlah untuk menghasilkan satu produk jadi.
• Produksi menjalankan resep tersebut: bahan keluar dari stok, produk jadi masuk ke stok, dan nilai biaya produksi dihitung otomatis.

Tips

Perlengkapan dan pemakaian internal

Barang seperti alat kebersihan atau perlengkapan operasional yang jumlahnya perlu dilacak dapat memakai jenis Perlengkapan (SUPPLY). Pembeliannya masuk persediaan terlebih dahulu. Catat pengeluaran melalui Inventori → Pemakaian Internal: pilih gudang, unit pemakai, barang, jumlah, dan tujuan pemakaian. Simpan draft, ajukan, lalu minta pengguna lain menyetujui sebelum Posting Pemakaian. Posting mengurangi stok dan mencatat beban sesuai konfigurasi akun.

Contoh: gudang menerima 10 rim kertas senilai Rp500.000. Selama disimpan, nilainya berada pada persediaan. Ketika administrasi memakai 2 rim, posting pemakaian mengurangi stok menjadi 8 rim dan memindahkan nilai kertas yang dipakai dari persediaan ke beban. Jika biaya tiap rim Rp50.000 dan tidak ada perbedaan biaya batch, nilai pemakaiannya Rp100.000 dan sisa persediaan Rp400.000. Nilai sebenarnya mengikuti metode penilaian stok yang digunakan.

Pembayaran pembelian dan pemakaian barang merupakan kejadian berbeda. Pembayaran melunasi pembelian, sedangkan pemakaian mengeluarkan barang dari gudang. Jangan mencatat lagi nilai pemakaian yang sama melalui modul Biaya, karena posting pemakaian sudah membentuk bebannya. Pembelian yang langsung dibebankan melalui Biaya tanpa pelacakan stok juga tidak perlu dicatat lagi sebagai pemakaian internal.

Untuk jasa atau biaya yang tidak perlu dilacak stoknya, gunakan Biaya & Reimburse sesuai sumber pembayarannya. Jangan mencatat pemakaian barang sebagai penjualan atau memakai opname untuk pengeluaran rutin.

Penerimaan barang pembelian juga dapat ditelusuri dari Inventori → Penerimaan. Untuk memeriksa biaya dan harga jual, gunakan Harga & Margin jika izin Anda mencakup akses biaya.

• Rapikan kategori dulu sebelum membuat banyak produk.
• Isi persediaan awal dengan nilai yang benar — ini memengaruhi harga pokok dan laporan laba rugi.
• Lakukan opname berkala (bulanan/triwulanan) agar stok tetap bisa dipercaya.