Panduan/Modul
Biaya & Reimburse
Gunakan modul Biaya untuk pengeluaran operasional yang tidak memerlukan stok. Aktifkan melalui Pengaturan → Modul dan berikan izin sesuai tugas. Siapkan Biaya → Kategori Beban beserta akun bebannya sebelum mencatat transaksi.
Cara kerja pencatatan biaya
Setiap baris menghubungkan apa pengeluarannya, ke akun mana dibebankan, berapa nilainya, dan siapa yang sudah membayar.
| Isian | Perannya | Contoh |
|---|---|---|
| Produk | Master item yang dapat dipilih kembali pada transaksi berikutnya | Gaji Karyawan |
| Kategori Beban | Mengelompokkan biaya dan menentukan akun beban melalui pemetaan kategori | Gaji → Beban Gaji |
| Deskripsi | Menjelaskan pengeluaran khusus pada transaksi ini | Gaji staf administrasi November 2026 |
| Jumlah | Nilai pengeluaran pada baris tersebut | Rp3.000.000 |
| Dibayar Oleh | Menentukan apakah perusahaan atau karyawan sudah membayar pengeluaran | Perusahaan (langsung) |
| Metode Pembayaran | Sumber kas/bank untuk baris yang dibayar perusahaan | Bank operasional |
Produk Gaji Karyawan cukup dibuat sekali dan dipilih lagi setiap bulan. Cantumkan bulan dan rincian pembayaran pada deskripsi. Kategori beban tetap dipilih pada baris biaya; nama produk saja tidak otomatis menentukan akun jurnal.
Alurnya: pilih/buat produk → isi rincian → simpan draft → persetujuan bila diperlukan → sahkan. Membuat produk hanya menambah master data. Draft menyimpan rancangan pengeluaran. Biaya masuk pembukuan ketika disahkan; Simpan & Sahkan, bila tersedia, menggabungkan penyimpanan dan pengesahan.
Contoh gaji yang sudah dibayar perusahaan
Perusahaan sudah mentransfer gaji Rp3.000.000. Pilih Biaya Langsung Perusahaan, produk Gaji Karyawan, kategori Gaji yang dipetakan ke akun Beban Gaji, lalu isi nominal dan metode pembayaran bank yang digunakan.
Saat disahkan, sistem mencatat beban gaji bertambah Rp3.000.000 dan saldo bank pada pembukuan berkurang Rp3.000.000. Tidak ada stok yang berubah. Pencatatan ini tidak menjalankan transfer bank; transfer dilakukan melalui bank, kemudian dicatat di KUKI. Contoh ini untuk pencatatan pembayaran gaji sederhana, bukan perhitungan slip gaji, potongan, atau pajak payroll.
Reimburse Karyawan berarti karyawan lebih dahulu membayar kebutuhan perusahaan dengan uang pribadi. Pilihan ini bukan untuk menunjukkan bahwa penerima gaji adalah seorang karyawan.
Pilih sesuai sumber uang
| Kejadian | Pilihan |
|---|---|
| Perusahaan membayar listrik dari kas/bank | Catat Biaya → Biaya Langsung Perusahaan |
| Karyawan membayar transport dengan uang pribadi | Ajukan Reimburse → Reimburse Karyawan |
| Membeli barang yang stoknya perlu dilacak | Alur Pembelian, kemudian pemakaian barang melalui Inventori |
Mulai dari tombol yang sesuai sumber dana. Klik gambar untuk memperbesar dalam dialog.
Biaya langsung perusahaan
- Buka Biaya → Daftar Biaya → Catat Biaya.
- Isi tanggal, unit, produk, deskripsi, kategori beban, dan nilai pengeluaran. Produk dan kategori beban wajib dipilih pada setiap baris. Jika produk belum tersedia, ikuti bagian Menambah produk biaya tanpa pindah halaman di bawah.
- Pilih pembayar Perusahaan dan metode pembayaran untuk setiap baris terkait.
- Jika tersedia, klik Simpan & Sahkan untuk menyimpan sekaligus posting. Pilihan ini hanya muncul bila izin dan kebijakan persetujuan mengizinkan.
- Jika perlu pemeriksaan atau lampiran dahulu, simpan draft dan buka detailnya. Ikuti Ajukan Persetujuan bila diwajibkan, kemudian Sahkan (Posting).
Biaya perusahaan yang disahkan mencatat beban dan kas/bank. Tidak ada pembayaran reimburse kepada karyawan untuk bagian ini.
Pilihan Biaya Langsung Perusahaan berarti sumber uangnya kas/bank perusahaan. Lengkapi rincian pada bagian bawah form sebelum menyimpan.
Menambah produk biaya tanpa pindah halaman
Fitur ini tersedia pada form biaya baru, reimburse, dan edit biaya, bagi pengguna dengan izin membuat produk.
- Pada kolom Produk, ketik nama yang dicari, misalnya Gaji Karyawan atau Listrik Kantor.
- Jika produk yang diperlukan belum tersedia, pilih Tambah Produk Biaya pada daftar pencarian.
- Nama produk terisi dari pencarian. Periksa namanya dan isi SKU / Kode Produk yang belum digunakan, misalnya
BY-GAJI. - Klik Simpan & Pilih. Produk baru langsung terpilih pada baris asal; deskripsi yang masih kosong terisi dengan nama produk.
- Pilih Kategori Beban, isi nominal, pembayar, dan metode pembayaran yang diperlukan, lalu lanjutkan menyimpan biaya.
Produk dibuat sebagai Jasa, dengan penggunaan untuk pencatatan biaya aktif. Penggunaan untuk pembelian, penjualan, POS, produksi, dan pemakaian internal tidak diaktifkan. Nominal tetap diisi pada baris biaya. Pemetaan akun beban diatur melalui Biaya → Kategori Beban, bukan melalui modal produk ini.
Jika SKU sudah digunakan, modal menampilkan pesan kesalahan dan mempertahankan isian. Gunakan kode lain atau batalkan untuk memilih produk yang sudah ada. Menyimpan produk membuat master produk tersendiri; dokumen biaya tetap perlu disimpan dan disahkan agar masuk laporan.
ATK: biaya langsung atau persediaan?
| Kebutuhan | Cara mencatat |
|---|---|
| Kertas, tinta, atau alat kebersihan langsung dibebankan tanpa pelacakan stok | Gunakan Biaya; produk bisa dibuat dari Tambah Produk Biaya |
| ATK disimpan di gudang dan dikeluarkan bertahap | Buat produk melalui Inventori → Produk, pilih kategori dengan pelacakan stok, aktifkan penggunaan pembelian dan pemakaian internal; pembelian menambah stok, pemakaian internal menguranginya |
Contoh: 10 rim kertas diterima sebagai persediaan, lalu 2 rim dipakai administrasi. Catat pengeluaran 2 rim melalui pemakaian internal agar sisa stok menjadi 8 rim. Lihat Panduan Inventori untuk alurnya.
Reimburse karyawan
- Klik Ajukan Reimburse, pilih pengaju dan isi rincian pengeluaran yang dibayar karyawan.
- Simpan draft, lalu lampirkan bukti transaksi pada halaman detail.
- Ajukan reimburse. Jika ada jenjang persetujuan, tunggu petugas yang berwenang menyetujui; perbaiki pengajuan yang ditolak sebelum mengajukan ulang.
- Petugas keuangan menjalankan Sahkan (Posting). Beban dan kewajiban kepada karyawan tercatat; uang belum otomatis dibayarkan.
- Setelah transfer/penyerahan uang dilakukan, pilih Reimburse dan catat nominal serta metode pembayarannya. Pembayaran boleh sebagian sampai sisa reimburse habis.
Dokumen dengan pembayar campuran tetap mengikuti jalur pengajuan. Hanya bagian yang dibayar karyawan yang perlu direimburse. Contoh: biaya Rp150.000 terdiri dari Rp100.000 dibayar perusahaan dan Rp50.000 dibayar karyawan; penggantian ke karyawan adalah Rp50.000.
Contoh: karyawan membeli perlengkapan kantor Rp200.000 dengan uang pribadi. Saat klaim disahkan, beban Rp200.000 dan kewajiban mengganti uang karyawan tercatat; kas/bank perusahaan belum berkurang. Saat perusahaan mengganti uang dan pembayaran reimburse dicatat, kas/bank berkurang dan kewajiban dilunasi. Pembayaran reimburse tidak menambah beban yang sama untuk kedua kalinya.
Reimburse menggunakan uang pribadi karyawan dan memerlukan identitas pengaju. Gambar menunjukkan form sebelum disimpan.
Memeriksa hasil dan kesalahan
Periksa status, rincian pembayar, jurnal terkait, dan riwayat pembayaran pada detail biaya. Analitik Biaya membantu meninjau pengeluaran per periode dan pembayar. Draft belum masuk laporan keuangan.
Jika dokumen salah, gunakan aksi edit/pembatalan yang tersedia sesuai status dan izin. Jangan mencatat biaya yang sama sekali lagi untuk mengganti pembayaran yang belum selesai. Lihat juga Panduan Akuntansi.